Sering kali orang mengeluh dengan belum datangnya surat dari kerabat, yang padahal sudah dikirim dari 1 minggu yang lalu, dengan alasan suratnya salah alamat, prankonya bukan yang kilat atau apalah, namun Komunikasi pada saat ini sedemikian canggih sehingga tidak perlu lagi menggunakan surat yang perlu mengantri di kantor pos belum lagi harus menunggu balasan surat yang cukup lama, padahal isi dari surat itu sangatlah penting misalnya tentang sakitnya salah satu anggota keluarga kita.
Dengan kemajuan teknologi komunikasi saat ini banyak ditawarkan alternative untuk berkomunikasi salah satunya lewat media surat elektronik atau biasa yang disebut dengan e-mail. Dan email juga merupakan salah satu media komunikasi yang paling penting dan paling banyak digunakan oleh banyak orang.
Sebenernya apa sih e-mail itu? Menurut buku pengantar internet karangan Lepkom Gunadarma E-mail merupakan salah satu sarana komunikasi yang cukup handal, perbandingannya dengan mail(surat) adlah waktu pengirimannya yang sangat cepat. Email (electronic mail) bukanlah pelayanan ”end to end”, karena masih pengirim dan penerima tidak perlu berkomunikasi secara langsung. Terdapat dua jenis e-mail yaitu :
1. E-mail berbaris web
Pada e-mail jenis ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail.
2. E-mail berbaris client.
Dibuthkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau micrasoft Otlook. Fasilitas yang disediakan perangkat lunak tersebut, antara lain fasilitas untuk menulis dan menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.
Didalam mengirimkan surat kita butu alamat pengirim dan penerima begitu juga dengan e-mail. Didalam pengiriman e-mail dibutuhkan yang namanya Alamat e-mail. Kegagalan pengiriman e-mail pada umumnya disebabkan karena kesalahan menulis alamat (dapat disebabkan oleh mesin penerima atau sebagian jaringan mengalami gangguan, tetapi biasanya jaringan mencoba beberapa kali sebelum gagal).
Format alamat e-mail adalah :nama-login@nama-mesin. Sampai atau tidaknya surat juga tergantung pada beberapa mesin yang menangani surat tadi. Domain nam system (DNS) juga berlaku untuk beberapa address non internet. Nama biasanya mempunyai flag jaringan sebagai domain tingkat tinggi selain tipe organisasi atau negara sebagai contoh : ia_maniez_beut@yahoo.co.id atau lintang@staff.gunadarma.ac.id
Email memang sangat berguna bagi banyak pihak tetapi jika penggunaan email tersebut tidak digunakan sesuai dengan etika yang berlaku maka akan terjadi kericuhan seperti yang terjadi dimedia masa akhir – akhir ini. Berikut sedikit informasi tentang kode etik menggunakan e-mail dengan baik :
1. Jangan gunakan e-mail untuk hal-hal yang bersifat sangat pribadi atau subyektif karena kemungkinan kesalah-pahaman dapat sangat terjadi.
2. Jangan gunakan e-mail bila hal ini akan mengurangi kesempatan anda bertatap-muka dengan seseorang E-mail tidak akan pernah dapat menggantikan manfaat yang lebih besar dari komunikasi tatap-muka.
3. E-mail dapat digunakan sebagai salah satu variasi dalam memberikan motivasi kerja ke rekan lain berupa pujian, ucapan terima-kasih dsb.
4. Sebelum mengirimkan suatu pesan e-mail, pertimbangkanlah apakah pesan tersebut layak/pantas diterima si penerima. Isi e-mail tertentu dapat membuat si penerima salah paham dan menimbulkanrasa marah. Bila anda menerima e-mail seperti itu, segeralah jawab kepada si pengirim untuk tidak mengirimkannya e-mail sejenis itu lagi.
5. Abaikan segala jenis e-mail yang bersifat "surat berantai" atau HOAX (ancaman yang tidak benar mengenai virus komputer). Hal ini hanya akan membuang waktu dan menurunkan produktifitas kerja anda.
6. Segeralah jawab e-mail yang membutuhkan jawaban anda. Bila anda belum mempunyai jawabannya, kirimkanlah pesan bahwa anda akan menjawabnya pada waktu atau tanggal tertentu.
7. Sediakan waktu khusus (misalnya setiap pagi, saing dan sore @ 1/2 jam) untuk memeriksa e-mail anda agar produktifitas kerja anda terjaga.
8. Sesuaikan bahasa e-mail anda dengan kepada siapa saja e-mail itu anda tujukan. Ingatlah bahwa dengan e-mail anda dapat berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak/posisi dalam suatu perusahaan.
9. Hati-hatilah, e-mail dapat menjadi alat penyebar virus yang cepat bila terlampir program-program komputer yang tidak ter"scan" dengan baik.
Sumber :
http://marcel2303.multiply.com/journal/item/16/Kode_Etik_Email_
Tidak ada komentar:
Posting Komentar